Réserver une salle

La Maison Départementale des Sports est munie de trois salles de réunion :

- la salle de conférence qui peut contenir jusqu'à 100 personnes
- la salle n°1 du rez-de-chaussée qui tient jusqu'à 15 personnes
- la salle n°2 au 1er étage qui peut tenir jusqu'à 12 personnes

L'accès à ces salles est réservé et réglementé.
Toutes les salles de réunion ne sont pas libres d'accès.

Catégories d'utilisateurs concernés :
La première concerne les associations et comités hébergés au 89 allée des Platanes à Châteauroux.

La seconde concerne les associations qui représentent à elles seules une discipline dans l'Indre et qui sont affiliées au CDOS mais qui ne sont pas hébergées dans la Maison Départementale des Sports.

Ces associations bénéficient d'une mise à disposition gracieuse des salles de réunion et de la salle de conférence. Seuls, les comités sportifs auront la capacité de réserver une salle pour les associations sportives locales qui souhaitent bénéficier de ce service départemental. Le comité aura seul, compétence pour procéder à cette réservation.
De ce fait, il veillera au respect du présent règlement et assurera la responsabilité du bon déroulement de cette réunion.

La troisième concerne les personnes extérieures au monde sportif. Les bénéficiaires concernés sont :
Les associations des autres secteurs d'activités. Pour elles, une participation aux frais sera exigée. Ces réservations feront l'objet de l'émission d'un titre de recette dés la réception des éléments permettant de traiter la demande (R.I.B, statuts, lettre de saisine, fiche de réservation dûment remplie, touts autres documents utiles...). En aucun cas, ces frais ne pourront faire l'objet de remboursement et seront dus même si cette réservation devait être annulée par la suite. Sauf dérogation accordée par le Président du Conseil Général de l'Indre, cette participation aux frais est adoptée par la Commission Permanente du Conseil Général de l'Indre et figure dans une annexe du présent règlement. Ce montant forfaitaire est journalier et non fractionnable. A tout moment, le Conseil Général de l'Indre se réserve la possibilité de réquisitionner ces locaux pour son propre usage. De ce fait, les potentiels utilisateurs sont informés que cette participation aux frais ne donne pas droit à un accès prioritaire.

Les autres personnes morales. Sont visées dans cette catégorie de bénéficiaires toutes les collectivités et entreprises qui souhaitent utiliser la salle de conférence. Les conditions de réservation, de paiement et d'occupation sont les mêmes que pour les associations visées ci-dessus.

La Commission Permanente du Conseil Général fixe par délibération le montant de la participation aux frais demandés.

Il appartient à chaque utilisateur de veiller aux règles édictées ci-dessous :

L'usage de ces lieux n'est possible que s'il a été préalablement réservé auprès du service des Sports du Conseil Général de l'Indre.
Pour les réservations et à condition que ces espaces ne soient pas utilisés par les services du Département, la règle du «premier inscrit, premier servi» sera appliquée.
Chaque utilisateur devra pour cela réserver les locaux dont il a besoin en remplissant les fiches de réservation qui sont disponibles à l'accueil de la Maison Départementale des Sports

Pour être prise en compte, chaque réservation devra être effectuée au moins deux semaines à l'avance et indiquer les éléments suivants :

le nom de la personne responsable de l'organisation de la réunion,
la date et l'heure de la réunion,
le nombre de personnes attendues,
la liste des personnes invitées,
le nom des intervenants,
l'organisation d'un service de boisson et/ou de restauration par l'utilisateur,
la date de la réservation.

Prescriptions générales :
Le responsable de l'organisation de la réunion s'engage à laisser les lieux propres.
A l'issue de la réunion, il doit s'assurer qu'aucune fenêtre n'est restée ouverte ni aucune lumière allumée. Ces espaces étant climatisés, les utilisateurs doivent s'efforcer de ne pas laisser les fenêtres et portes ouvertes durant la tenue de ces réunions. A la fin de la réunion, l'utilisateur doit veiller à ce que les thermostats ne soient pas positionnés sur une température qui engendrerait une surconsommation d'air chaud ou d'air froid et qui ne soient pas adaptés à un usage normal.

Il est rappelé que dans l'ensemble des salles de réunions, il est formellement interdit de fumer.
De même, l'affichage est réglementé et il est interdit d'apposer des documents sans en avoir obtenu préalablement un accord exprès du Département.

Les salles de réunions sont utilisables de 9 heures à 23 heures.

Pour le cas où des réunions seraient organisées après 23 heures, l'organisateur en informera au préalable le service des Sports du Conseil Général de l'Indre de manière à pouvoir adapter les horaires de la mise en place des systèmes de sécurité.